Hay que tener una cosa clara y es que la misma planeación no sirve en todos los tipos de eventos para empresas. Cada evento tiene necesidades diferentes, hay algunos pasos que siempre debes seguir al momento de planearlo.
Teniendo claro cómo planificar un evento, vas a poder enfocarte en los detalles más mínimos. En este artículo te contamos algunos consejos para que la planeación de cualquier evento sea todo un éxito.
Que verás en este artículo
¿Cómo hacer que un evento sea exitoso?
Hay muchas preguntas que surgen cuando pensamos en cómo planificar un evento empresarial, lo primero que hay que saber es que existen diferentes eventos corporativos los cuales tienen un objetivo específico.
Aunque cada uno se debe planear de manera diferente, hay algunos pasos para la planificación de un evento que se deben seguir. La elección del presupuesto es uno de ellos. Antes de pensar en la planeación debes tener claro el concepto del evento.
Traza objetivos para el evento empresarial
Todo evento se hace con una meta u objetivo claro, algunas empresas buscan reconocimiento en el mercado, otras vender más o generar alianzas y negocios estratégicos para la empresa.
Si el objetivo es capacitar al personal, lo principal es que organices el evento en torno a ese objetivo, de esta manera será más fácil medir su nivel de éxito, cuando pienses en cómo planificar un evento hazlo siempre con el objetivo en mente.
Construye un cronograma con cada momento del evento
Todo evento empresarial o social debe tener un cronograma definido. Estructurar cada momento del evento le proporciona al personal logístico mayor información y detalle del evento, así que todo estará más controlado.
No se puede dar cabida a los errores ni a la improvisación en ningún evento, menos si son eventos grandes e importantes como ferias, congresos, negociaciones con posibles inversionistas o clientes.
Define el tipo de evento empresarial que vas a realizar
Nadie sabe cómo planificar un evento sin antes saber de qué se trata o cuál es la finalidad con la que se piensa hacer un evento. Cada empresa define sus objetivos y con ellos las actividades o acontecimientos adecuados para su logro.
Para generar más ventas, hay que hacer ferias empresariales o eventos de presentación de marca, un escenario perfecto para presentar tus productos y servicios a tus clientes o al público en general.
Estos son los diferentes tipos de eventos públicos y privados que ofrece una empresa:
Eventos empresariales privados:
- Fiesta de fin de año
- Celebración de aniversario
- Talleres o conferencias
- Capacitaciones o team building
- Seminarios
Eventos empresariales públicos:
- Ferias empresariales
- Exposiciones para lanzamiento de marca o producto
- Congresos
- Convenciones
- Conferencias
Para cada uno de estos eventos se debe hacer una planeación diferente. No es lo mismo hacer una fiesta de fin de año que un congreso empresarial. Cuando tengas claro todo esto ya es tiempo de seguir con el siguiente paso dentro de la planeación.
Ese siguiente paso es el escenario donde se va a desarrollar el evento, eso depende de cuál es, si es uno grande las características del lugar deben ser adecuadas a la cantidad de asistentes, esto mismo aplica para los eventos más pequeños.
En salón cubierto
Para cada evento empresarial hay una locación adecuada, saber cómo planificar un evento requiere de creatividad y sentido común. Si tu evento es privado y la cantidad de asistentes es moderada, un salón de eventos y recepciones cubierto es buena opción.
Una manera de motivar a los empleados es realizando eventos fuera de la empresa, en donde los empleados se distraigan del trabajo diario.
Los lugares para realizar eventos corporativos pequeños se caracterizan por tener espacios acogedores y elegantes, perfectos para fiestas, celebraciones o capacitaciones al personal.
Al aire libre
Idóneos para eventos grandes o masivos como congresos y ferias empresariales, al tener gran cantidad de asistentes estos eventos necesitan espacios amplios con zonas al aire libre, si quieres saber cómo planificar un evento grande, empieza por la locación.
Los espacios cubiertos con poca ventilación no son una opción que debas considerar, al momento de pensar en cómo planificar un evento siempre debes considerar el lugar y su ubicación una vez tengas un presupuesto fijado.
Fija la lista de invitados y la fecha del evento
Es importante que tengas claro la cantidad de invitados que vas a tener en el evento, este es uno de los puntos más importantes al momento de iniciar con toda la planeación.
Sin invitados no hay evento, fijar la lista de invitados es uno de los primeros pasos que hay que hacer durante la planeación, con esto puedes realizar un buen presupuesto y saber que se puede permitir tu empresa y que no.
Separa la fecha con tiempo para que puedas planear todo sin afán. Los invitados deben tener una fecha con antelación para que separen el tiempo y puedan asistir al evento.
Realiza un presupuesto detallado para cada cosa
No hay que ser un genio para entender que cada evento necesita un presupuesto. La mayoría de personas caen en el error de no hacerlo de manera detallada, cada cosa por pequeña que sea puede significar un costo elevado en el presupuesto inicial.
Identifica cada momento del evento paso a paso, que vas a necesitar y cómo lo vas a realizar. Contrata empresas organizadoras de eventos que te vendan paquetes completos y se encarguen de cada detalle para que todo sea más fácil y menos costoso.
Haz seguimiento y control el día antes del evento para que todo salga bien
Asegúrate que todo marcha bien un día antes del evento, con el cronograma en la mano repasa punto por punto. Visita la locación donde se hará el evento para comprobar que todo el montaje del lugar ya esté listo.
Haz una reunión con todos los proveedores y preguntales que es lo que falta o si hay algún inconveniente para solucionarlo lo antes posible. Es mejor estar seguros de que todo anda bien para no tener que improvisar el día del evento.
Evalúa el resultado del evento para mejorar en los próximos
Todo genio hace feedback de cada actividad o evento que realiza, luego de entender cómo planificar un evento, hay que evaluar lo que estuvo bien y lo que estuvo mal, esto hace parte del proceso de crecimiento y mejora continua de una empresa.
Si evalúas el resultado tu próximo evento será mucho mejor que el anterior, la mayoría de personas que empezaron haciendo la planeación de un evento lo hicieron por cuenta propia, consiguiendo proveedores en distintos lugares.
Lo cierto es que es mejor conseguir los proveedores para eventos en un solo lugar y eso lo puedes encontrar en una empresa organizadora de eventos, estas empresas proporcionan todo lo que necesitas en una sola propuesta y con buenos precios.
Consigue una empresa organizadora que te apoye en el proceso
Saber cómo planificar un evento requiere de tiempo y experiencia. Un verdadero genio sabe que con una empresa organizadora de eventos cualquier acontecimiento importante será todo un éxito.
Buscar un buen proveedor y encontrarlo no es fácil, lo más recomendable es contratar una empresa que cuente con todos los proveedores para el evento. Locación, decoración, catering, sonido, iluminación y mobiliario en un solo lugar.
En Wink Eventos sabemos todo el esfuerzo que lleva la organización y planeación de un evento, es por eso que nos encargamos de todo lo que necesitas sin que estés estresado por cada detalle. Somos el proveedor de eventos cero estrés, en Medellín, Bogotá, Cartagena y Barranquilla.
Ya sabes cómo planificar un evento como todo un genio, lo único que necesitas es proveedores de calidad que te apoyen en todo el proceso, no olvides todos nuestros consejos porque de esto dependerá el éxito de tu evento empresarial.
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