Introducción
Para organizar una asamblea empresarial necesitas tiempo, sobre todo si es la primera del año, sigue los pasos necesarios para hacerlo de manera sencilla.
Hay varios tipos de asambleas que se pueden convocar, algunas se hacen de manera extraordinaria, es por eso que debes conocer muy bien en qué momento se hacen, con qué propósito y como se hacen para que sean todo un éxito.
Acá vas a conocer cuál es la importancia de las asambleas y si es la primera vez en que vas a organizar una asamblea empresarial este artículo está hecho para ti, descubre todo lo que debes saber.
Que verás en este artículo
¿Cómo y cuándo se llevan a cabo las asambleas empresariales?
Para saber cómo organizar una asamblea empresarial no tienes que ser un experto pero si debes saber en detalle cuál es el paso a paso para lograrlo, lo primero es que conozcas cuantos tipos de asambleas empresariales hay y en qué momento del año se realizan.
En el año se realizan dos asambleas empresariales, una en marzo y la otra en septiembre, cada una con 6 meses de diferencia, también se puede convocar asamblea extraordinaria, esta se puede hacer en cualquier momento y sin tanto tiempo de preparación.
¿Cómo se convoca una asamblea empresarial? A través de un documento en donde se informe a los socios, directivos o interesados la fecha, el día y la hora en que se llevará a cabo la reunión.
Así como es importante informar el cronograma de actividades para un evento, así mismo lo es para una asamblea, así que en este documento debes especificar cuáles son los temas a tratar en el desarrollo de la asamblea.
Primer paso: definir el tipo de asamblea ¿cuál es el objetivo?
Para organizar una asamblea empresarial primero debes definir el objetivo, con esto vas a saber cuál tipo de asamblea vas a hacer casi siempre las asambleas ordinarias ya tienen un objetivo claro y fecha establecida al año, mientras que una extraordinaria no tiene nada definido en realidad.
Una vez tengas el objetivo definido es momento de hacer el protocolo para eventos, algo necesario para poder establecer un orden en la reunión, con este protocolo podrás informar a todos de que se trata la asamblea específicamente, es muy útil para las asambleas extraordinarias.
Preliminares: fecha, hora y lugar en donde se va a hacer
Para tener reuniones productivas es mejor que las hagas fuera de la oficina. Con tanto trabajo diario las distracciones están a la orden del día, si quieres organizar una asamblea empresarial exitosa olvídate de las demás ocupaciones.
Pensar en otro lugar para hacer una asamblea es una decisión bastante inteligente, vas a tener toda la atención de los asistentes sin que estén pensando en otras tareas en el trabajo.
El día también es importante, hay días en la semana en que el flujo de trabajo es mucho, identifica cuál es el día más apropiado para organizar una asamblea empresarial y separa la fecha final.
Si el trabajo aumenta los días miércoles y los viernes son días más tranquilos, lo mejor es que pongas como fecha el día viernes, pues lo ideal es no tener que parar la asamblea para cumplir otros compromisos.
La mejor hora es en la mañana, en este horario las personas suelen estar más activas y atentas, si lo haces en la tarde es posible que ya no tengan la misma disposición con la que iniciaron el día.
Un buen tip que puedes hacer durante la reunión es colocar un difusor de olores con esencias relajantes como la lavanda o jazmín, los buenos olores y sobre todo los relajantes ayudan mucho a disminuir la ansiedad y el estrés.
Crear un orden del día para saber la duración del evento.
Las asambleas empresariales por lo general tienen una larga duración, algunas pueden tomarse todo el día, hay que comprender que son muchos temas a tratar y esto se debe a que las asambleas solo se realizan dos veces al año es por eso que la agenda se extiende.
Antes de organizar una asamblea empresarial, primero debes crear un cronograma o un orden del día con todos los temas que vas a tratar durante el día, de esta manera puedes asignar un tiempo para cada tema y así saber cuánto va a durar el evento.
Cuando hagas la convocatoria debes compartir el orden del día a cada uno de los asistentes para que de entrada sepan de qué se va a tratar la asamblea, cuál es su duración y puedan ir bien preparados.
Te recomendamos contratar un servicio de catering para reuniones empresariales que duren mucho tiempo, tener un momento de descanso es lo ideal para retomar y tener mayor interés de los invitados.
Un buen servicio de comida puede lograr cambiar el estado de ánimo de las personas, animarlos y motivarlos a seguir adelante con la reunión, eso si no optas por comida muy pesada, pues lograrás el efecto contrario, no queremos que la gente se duerma durante la reunión.
Elige los responsables, ¿quiénes van a liderar la asamblea?
¿Ya pensaste en quien va a lidiar la asamblea? Si no lo has hecho es mejor que comiences con esta tarea, debes tener esto definido antes de comenzar a organizar una asamblea empresarial, el que lidera debe tener dominio de cada uno de los temas que se vayan a tratar.
Por lo general quien lidera este tipo de reuniones es el presidente general de la empresa o el presidente ejecutivo, si no alguno de estos no pueden entonces los convocados deben votar y designar a la persona que va a ser encargada de liderar.
Visita el lugar de la reunión
Para organizar una asamblea empresarial fuera de la oficina debes conocer tu mismo el lugar donde vas a hacerla. Hay dos cosas que debes tener en cuenta al momento de elegirlo, una de ella es el espacio, fíjate que sea amplio, la otra es los servicios que ofrece el lugar.
La locación que vayas a escoger debe tener proveedores que te ayuden con la organización del evento, desde la logística de sonido e iluminación hasta el servicio de catering.
A este tipo de reuniones asisten personas muy importantes para la empresa, casi siempre socios y accionistas que pueden tomar decisiones importantes, así que encontrar el lugar adecuado es lo ideal.
Seguro ya estás pensando pero ¿cómo consigo un lugar para mi asamblea? Eso es mas fácil de lo que crees, en Wink Eventos vas a encontrar todas las locaciones necesarias para todo tipo de eventos, eso si en las ciudades principales del país.
Si necesitas apoyo con la organización pon mucha atención a lo que te vamos a contar aquí, con esto ya no tendrás que preocuparte de todos los preparativos tu solo.
Consigue ayuda para los preparativos, la organización debe ser la adecuada.
Para todos los preparativos vas a necesitar empresas de organización de eventos empresariales que conozcan lo que tu asamblea empresarial requiere. En estos casos los proveedores cuentan con toda la experiencia necesaria para llevar tu evento al éxito.
Organizar una asamblea empresarial requiere de tiempo, es un evento largo en donde se deben tratar muchos temas diversos de una empresa, así que hacer de esta reunión algo mas cómodo es una opción bastante adecuada.
Sabemos que no es fácil encontrar un organizador de eventos que cumpla con todo lo que le solicites, pero si de algo estamos seguros es que en wink puedes encontrar tu proveedor de confianza.
Nuestros más de 400 eventos empresariales realizados en el país dan fe de ello, así que no lo pienses mas, contáctanos y habla con nosotros de manera practica en nuestro canal de WhatsApp y cuéntanos todo lo que quieres tener en la asamblea.
No dejes todo para lo último, recuerda que una asamblea empresarial debe hacerse con mucho tiempo de antelación y convocar a los asistentes con máximo 15 días antes, es mejor que lo hagas antes para asegurar la asistencia de todos.
Ya sabes, para organizar una asamblea empresarial no necesitas desgastarte con el estrés de todos los preparativos, enfócate en el cronograma porque aquí en Wink nos encargamos de los detalles para cada momento de tu evento.
Inicia el año 2023 planeando la asamblea empresarial de marzo, es mejor hacerlo con tiempo y no estar apurado a última hora consiguiendo todo lo que necesitas para el evento.
