Introducción
La propuesta para un evento empresarial debe incluir todo lo que tu evento necesite, de ella depende que sea exitoso. Estas son 6 cosas que no deben faltar.
Antes de contratar un organizador de eventos primero debes revisar muy bien la propuesta que te presentan para realizar tu evento. una vez lo hagas, puedes hacerte una idea de cómo será todo el día del evento.
Desde la planeación, el concepto, los momentos, los servicios y el montaje. Sí la propuesta para un evento empresarial está bien elaborada, será más sencillo lograr que el evento tenga éxito. Con la propuesta también puedes saber que tanta experiencia tiene el organizador, conoce todo lo que debe incluir acá.
Que verás en este artículo
¿Qué debes tener en cuenta para un evento empresarial?
Lo primero es encontrar el proveedor adecuado y lo segundo es revisar su propuesta para el evento empresarial. Aquí se debe incluir todo, para que el organizador elabore bien la propuesta debes proporcionarle algunos datos.
El objetivo del evento y la cantidad de asistentes que esperas tener para que el organizador pueda personalizar su propuesta para tu evento. Es importante tener claro cuál es el público objetivo de una empresa, con esta información puedes saber qué actividades, productos o servicios ofrecer en el evento.
Cuando te reúnas con tu proveedor de eventos revisa bien los puntos de los que aquí te hablamos. Una propuesta para un evento empresarial debe incluirlos sí o sí, lo demás es un plus. Estos son:
Planeación y cronograma del evento
La propuesta para un evento empresarial debe incluir desde el inicio la planeación general del evento, lo mejor es que te presenten un cronograma o protocolo de los tiempos en los que se va a desarrollar, con esto vas a saber la duración total del evento.
Dentro de la planeación se incluyen muchos detalles, es un plano general de lo que tu evento necesita para que salga bien. Debes tener claro el objetivo del evento y la meta que quieres lograr, esto se debe hablar antes de que te presenten la propuesta.
Recuerda que la propuesta para un evento empresarial debe tener todos los aspectos logísticos del evento, como el transporte, la seguridad, el tipo de montaje y el personal logístico que se va a encargar de atender a los asistentes.
El público objetivo debe estar bien definido dentro de la planeación. El cronograma del evento debe tener las actividades que se van a realizar, los horarios y los ponentes o expositores que vayas a tener, obviamente esto depende del tipo de evento que se vaya a realizar.
Presupuesto detallado para cada cosa
El organizador debe mostrarte el presupuesto detallado del evento, cuando lo revises debes asegurarte de que incluya el costo del lugar, catering, el costo del personal que va a atender tu evento, publicidad y promoción en caso de requerirse y los costos adicionales que requiera el evento.
El presupuesto siempre debe considerar un dinero para imprevistos, con el fin de cubrir algún gasto que surja durante el evento.
Aquí no te vamos a hablar del costo de cada detalle porque todos los eventos son diferentes, pero si te va a servir como ayuda para saber si es el adecuado o no. Recuerda que puedes incluir y quitar cosas del presupuesto si lo necesitas, pero debes hablarlo primero con tu proveedor.
Antes de que tengas la propuesta de tu proveedor en tus manos, conoce todas las funciones de un organizador de eventos antes de contratarlo, una vez las tengas claras va a ser más fácil revisar la propuesta y elegir la adecuada.
Posibles lugares para realizar el evento
La propuesta para un evento empresarial debe tener varias opciones de lugares dentro de la ciudad donde se va a realizar el evento. Con diferentes opciones de locaciones es más fácil para ti elegir la más apropiada para el evento.
Los sitios para eventos empresariales deben ser escogidos de manera estratégica, el lugar debe ser adecuado para el concepto general del evento, las necesidades de espacio y sobre todo una ubicación con fácil acceso.
Temática y decoración
Llamémoslo concepto de evento, el concepto es lo que abarca todo dentro de un evento (en este caso empresarial), dependiendo del tipo del evento se crea una temática adecuada para poder transmitir algún mensaje en particular.
El organizador de eventos debe mencionar en su propuesta cuál va a ser la temática que va a manejar en general. Uno de los servicios para eventos empresariales más comunes es la decoración.
Con la decoración se logra crear una experiencia positiva y sobre todo darle identidad a tu marca, así que un proveedor de eventos debe detallar dentro de la propuesta para un evento empresarial que lleva la decoración, incluyendo mobiliario, montaje de escenario, luces y demás.
Catering y bebidas
Las comidas para eventos especiales son uno de los infaltables a la hora de realizarlos. La mayoría de eventos incluye un servicio de catering con bebidas para que los asistentes se sientan bien durante el evento.
El catering puede generar una percepción positiva en los asistentes al evento, te ayuda a comunicar la imagen de la empresa y apoyar la agenda del evento. No importa si tu evento es sencillo, cualquier tipo de servicio de comida es bien recibido, puede ser un coffee break o cajitas de brunch, tú decides.
Asegúrate que la propuesta para el evento empresarial que te presenten incluya algún tipo de servicio de comidas para los asistentes, debe incluir precio por persona y número de platos que se piensan ofrecer para cada asistente.
Que ofrezca servicios adicionales como entretenimiento o actividades.
Las propuestas para realizar un evento empresarial que tengan un plus adicional deben ser siempre las que primero consideres. Cuando un organizador de eventos tiene habilidad y experiencia con los eventos, casi siempre suele proponer cosas nuevas e innovadoras.
Fíjate muy bien en el factor diferenciador de cada proveedor, si te ofrece servicios adicionales como entretenimiento o actividades de relajación para tus asistentes esta es un buen indicio para elegirlo, ¡ojo!, adicional no quiere decir que es gratis, es básicamente una propuesta llamativa para ti como cliente.
Si ninguno de los organizadores que tienes como opción te ofrece estos servicios agregados, entonces proponles tu la idea y escoge la mejor propuesta. Busca un organizador que se ajuste a las necesidades de tu evento y a tu bolsillo.
Asegúrate de que tu organizador de eventos cuente con la experiencia necesaria.
En la actualidad cualquier empresa de eventos y logística puede realizar un evento, pero ¿puede lograrlo de manera exitosa?. Para descubrirlo debes tener en cuenta varias cosas: primero la experiencia, trayectoria y luego los servicios que ofrece. Pregunta cuantos eventos ha realizado, casos de éxito y certificaciones.
Otra forma de comprobarlo es ingresando a sus sitio web, redes sociales y otras plataformas en las que tenga presencia, ahí podrás ver los eventos que ha realizado y verificar qué tan exitosos han sido.
Fíjate en los comentarios de la página y de Google, pide referencias con personas que hayan contratado con ellos, si todo lo que ves es positivo, no lo dudes más, ese es tu proveedor de eventos adecuado.
Si no sabes por dónde empezar para pedir una propuesta para un evento empresarial, con Wink Eventos puedes empezar. Contamos con todos los servicios necesarios para diseñar y montar tu evento empresarial de manera exitosa.
Ya sabes lo importante que es una propuesta para un evento empresarial, es la guía para saber qué hacer antes y durante el evento. Elige la mejor propuesta, pero siempre verificando que el organizador de eventos tenga la experiencia necesaria.
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